Integritetsskyddspolicy

REGISTERBESKRIVNING I ENLIGHET MED KRAVEN I EU:S ALLMÄNNA DATASKYDDSFÖRORDNING
Version 2.11.2020

1.Registeransvarig
A-bolagen, som omfattar följande egentliga bolag:

Porvoon A-asunnot Oy – Borgå A-bostäder Ab
FO-nummer: 0130542-0

Kiinteistö Oy A-Lukaali Ab
FO-nummer: 1854581-8

Asunto Oy Suomentalo
FO-nummer: 0575685-1

Kiinteistö Oy Porvoon Hansatie 10
FO-nummer: 0234833-4

Porvoon Vuokra-asunnot Oy – Borgå Hyresbostäder Ab
FO-nummer: 0704105-9

Bolagens hemort:
Berggatan 3
06100 Borgå
Tel. 019-521 3600

I denna beskrivning används senare A-bolagen som registeransvarig.

2.Person som sköter registerärenden
Teppo Riski
A-bolagen
Fastighetsdirektör
Tel. (019) 521 3600
Gsm 040 551 8289
teppo.riski@a-yhtiot.fi

3.Registrets namn
Register baserat på A-bolagens kundrelationer och andra releanta förbindelser.

4.Ändamålet med personuppgifterna
Personuppgifter behandlas i anslutning till val av invånare, uthyrning av bostad och hyresboende samt för administrativ hantering, skötsel, analysering och utveckling av därigenom uppkommen kundrelation eller annan relevant relation, såsom:

*upprätthållande av kunduppgifter
*upprätthållande av hyresreskontra
*kundundersökningar, till exempel kundnöjdhetsenkäter
*bostadsunderhåll och delning av därmed förknippad nödvändig information åt servicebolag och specialaffärer i avtalsförhållande med A-bolagen
*indrivning av hyresfordringar och andra rumsuthyrningsfordringar
*utöver kundkommunikation kan personuppgifter användas i planering och utvecklande av A-bolagens affärsverksamhet

5.Registrets informationsinnehåll
I registret kan följande personuppgifter och ändringar i dem behandlas när det gäller bostadssökande, rekommenderade kunder, hyresgäster samt eventuella medhyresgäster.

Grundinformation, såsom
*namn
*personnummer
*kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)
*kön

Information som affärsverksamheten genererar och som har att göra med kundrelation eller annan relevant relation, såsom

*kundnummer
*datum då kundrelationen skapades
*information om personer, som bor i samma hushåll, såsom sambos för- och släktnamn samt personnummer och kontaktuppgifter
*information om eventuell intressebevakare
*information om förvärvsarbete och arbetsförhållandets längd samt form
*inkomst- och förmögenhetsuppgifter
*kredituppgifter
*skuldsaneringsinformation
*indrivningsuppgifter
*information om bostad före kundrelationen
*information om bostadsbehovet
*information relaterad till hyresförhållande, det vill säga uppgifter om hyresavtal, hyresgaranti samt hyresavtalsavslut
*identifieringsuppgifter om vårdnadshavare som på minderårig hyresgästs vägnar undertecknat hyresavtal
*reklamationer, feedback samt annan med kundrelation eller annan relevant relation förknippad kontakt, kommunikation och åtgärder inklusive samtalsupptagningar
*bankkontouppgifter relaterade till hantering av hyresförhållande

6.Regelbundna informationskällor
Information samlas in av den registrerade själv, bland annat från hyresbostadsansökningsblanketten, som kunden samtyckt till att fylla i antingen med användning av elektronisk tjänst eller på papper.

Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från A-bolagens andra personregister, från avgående kunder och A-bolagens samarbetspartners samt från myndigheter och företag, vilka tillhandahåller personuppgiftstjänster såsom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, och kreditupplysningar från Suomen Asiakastieto Oy:s kreditinformationsregister.

7.Utlämnande och överföring av information
Information överlåts som regel inte utanför A-bolagen. Information kan överlåtas inom de gränser, som enligt gällande lagstiftning är tillåten och förpliktande, till exempel åt de samarbetspartners, som på A-bolagens vägnar utför indrivning, samt åt aktörer, som enligt lagen har rätt att få information, eller åt annan med myndighet jämförbar aktör. Dessutom kan uppgifter överlåtas åt disponent-, service-, vakt- och låsföretag samt åt el- och datanätleverantörer för utförande av boenderelaterade tjänster.

Information överförs inte utanför Europeiska Unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

8.Registerskydd
Registerinformation, som bearbetas elektroniskt, skyddas med brandväggar, lösenord och andra för ögonblicket allmänt i dataskyddsbranschen godkända metoder. De elektroniska registren finns antingen i servrar som tjänsteleverantörerna förvaltar eller i lokala system. Det går inte att utifrån logga in i lokala system i kontorsutrymmena.

Manuellt underhållet material eller utskrifter finns i låsta utrymmen, dit tillträde för obehöriga är förhindrat.

Endast personal avlönad av A-bolagen har med individuell behörighet eller nyckel beviljad av A-bolagen tillgång till uppgifter i registret

9.Rätt till insyn och korrigering
De registrerade har med stöd av personuppgiftslagen rätt att få insyn i de uppgifter som registrerats om dem. Insynen begränsas till de uppgifter som samlas in av alla kunder. De utgör grunduppgifterna i registret. Till övriga delar utgörs registeruppgifterna av information som ett resultat av affärsverksamheten och faller inom ramen för affärshemligheter. Begäran om insyn skall skickas till den registeransvariga personen och måste vara i skriftlig form och undertecknad. Begäran kan också göras personligen hos den registeransvariga.

De registrerade har rätt att kräva korrigering av felaktig information genom att kontakta A-bolagen.

’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’’

NYCKELREGISTER

1.Registrets namn
Registret för elektronisk nyckelanvändning ILOQ

2.Syftet med registret
Hantering av nyckel- och låssäkerheten i fastigheter, som A-bolagen äger eller förvaltar.

3.Registrets datainnehåll
Uppgifter om överlämnande av nycklar:
-nyckelinnehavarens namn och adress samt övriga eventuella kontaktuppgifter
-datum då överlämnandet respektive återlämnandet skett
-information registrerad av fastighetsdörrarna passersystem
-nyckelidentifieringsinformation
-datum och klockslag

6.Regelbundna informationskällor
Information som samlats in av de registrerade i samband med överlämnandet av nycklar till fastigheterna samt information, som dörrarnas passersystem registrerat.

7.Regelbundna informationsöverlåtelser
A-bolagen lämnar inte ut information. Om brott misstänks kan polisen få uppgifter.

8. Dataöverföring utanför EU eller det europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter överförs inte utanför Europeiska Unionen eller det europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

9. Registerskyddsprinciper
Registerinformation, som bearbetas elektroniskt, skyddas med brandväggar, lösenord och andra för ögonblicket allmänt i dataskyddsbranschen godkända metoder. De elektroniska registren finns antingen i servrar, som tjänsteleverantörerna förvaltar, eller i lokala system. Det går inte att utifrån logga in i lokala system i kontorsutrymmena.

Manuellt underhållet material eller utskrifter finns i låsta utrymmen, dit tillträde för obehöriga är förhindrat.

Endast personal avlönad av A-bolagen har med individuell behörighet eller nyckel beviljad av A-bolagen. tillgång till uppgifter i registret