EU:N YLEISEN TIETOSUOJA-ASETUKSEN EDELLYTTÄMÄ REKISTERISELOSTE

Versio 2.11.2020
  1. Rekisterinpitäjä A-yhtiöt, joka käsittää seuraavat varsinaiset yhtiöt:
Porvoon A-asunnot Oy – Borgå A-bostäder Ab Y-tunnus: 0130542-0 Kiinteistö Oy A-Lukaali Ab Y-tunnus: 1854581-8 Asunto Oy Suomentalo Y-tunnus: 0575685-1 Kiinteistö Oy Porvoon Hansatie 10 Y-tunnus: 0234833-4 Porvoon Vuokra-asunnot Oy – Borgå Hyresbostäder Ab Y-tunnus: 0704105-9 Kaikkien yhtiöiden toimipaikka on: Vuorikatu 3 06100 Porvoo Puh. 019-521 3600 Tässä selosteessa käytetään myöhemmin rekisterinpitäjänä A-yhtiöt.
  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Teppo Riski A-yhtiöt Kiinteistöjohtaja puh. (019) 521 36 00 gsm 040 551 82 89 teppo.riski@a-yhtiot.fi
  1. Rekisterin nimi A-yhtiöiden asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri.
  2. Henkilötietojen käyttötarkoitus Henkilötietoja käsitellään asukasvalintaan, asunnon vuokraamiseen ja vuokra-asumiseen liittyen sekä tästä syntyvän asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.: • asiakkaan tietojen ylläpito • vuokrareskontran ylläpito • asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt • asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen A-yhtiöiden kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille ja erikoisliikkeille • vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä • asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää A-yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.
  3. Rekisterin tietosisältö Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista: Perustiedot, kuten • nimi • henkilötunnus • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet) • sukupuoli Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät, liiketoiminnasta syntyvät tiedot, kuten • asiakasnumero • asiakkuuden alkupäivämäärä • samassa taloudessa asuvien henkilöiden tiedot, kuten avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus sekä yhteystiedot • tieto mahdollisesta edunvalvojasta • tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta • tulo- ja varallisuustiedot • luottotiedot • velkajärjestelytieto • perintätieto • asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot • asunnon tarvetta koskevat tiedot • vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokranmaksutiedot, vuokra-vakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset • alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot • pankkitilitiedot vuokrasuhteen hoitoon liittyen
  4. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, jonka asiakas omalla suostumuksellaan täyttää joko sähköisistä palveluista tai paperilla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös A-yhtiöiden muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, A-yhtiöiden yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
  5. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta A-yhtiöiden ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi A-yhtiöiden puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin tai muutoin viranomaista vastaavalle taholle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti-, huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
  6. Rekisterin suojaus Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Sähköiset rekisterit sijaitsevat joko palvelutarjoajien hallinnoimilla servereillä tai paikallisissa järjestelmissä. Paikallisiin järjestelmiin ei pääse kirjautumaan toimitilojen ulkopuolelta. Manuaaliset tai tulostetut aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan A-yhtiöiden palkkaamalla henkilöstöllä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin A-yhtiöiden myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella tai avaimella.
  7. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkistettavat tiedot rajataan niihin tietoihin, mitä kaikilta asiakkailta kerätään. Näitä tietoja on rekisterin perustiedot. Muut tiedot ovat liiketoiminnan tuloksena syntyneet ja ovat liikesalaisuuden piirissä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys A-yhtiöihin. AVAINREKISTERI
  8. Rekisterin nimi Sähköinen avainten käyttörekisteri ILOQ
  9. Rekisterin käyttötarkoitus Avain- ja lukitusturvallisuuden hallinta A-yhtiöiden omistamissa ja hallinnoimissa kiinteistöissä.
  10. Rekisterin tietosisältö Tiedot avainten luovutuksista:
  • avaimen haltijan nimi ja osoite sekä muut mahdolliset yhteystiedot
  • luovutus- ja palautuspäivämäärä
  • kiinteistöjen ovien kulkutiedot
  • avaintunnistetieto
  • päivämäärä ja kellonaika.
  1. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteröidyltä itseltään avainten luovutuksen yhteydessä kerätyt tiedot, kiinteistöjen ovien lukijoista kerättävät kulkutiedot.
  2. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Tietoja ei luovuteta A-yhtiöiden ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille.
  3. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
  4. Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Sähköiset rekisterit sijaitsevat joko palvelutarjoajien hallinnoimilla servereillä tai paikallisissa järjestelmissä. Paikallisiin järjestelmiin ei pääse kirjautumaan toimitilojen ulkopuolelta. Manuaaliset tai tulostetut aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Ainoastaan A-yhtiöiden palkkaamalla henkilöstöllä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin A-yhtiöiden myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella tai avaimella.